Description du poste
Mission du poste :
I. Organisation du secrétariat général en lien avec le directeur et la directrice des affaires générales
- Organisation de la coordination des instances du Directoire, du Conseil de Surveillance (suivi du rétroplanning, préparation des ordres du jour, organisation et suivi des séances, vérification des documents produits, rédaction des relevés de conclusion, rédaction et suivi des délibérations, mise à jour du règlement intérieur, suivi de la composition des instances), s’assurer la coordination avec les autres instances internes (CME, CSE, CSIRMT, CDU) et externes (direction commune, GHT)
- Préparation des instances du GHT et les instances de la direction commune avec le CHU.
- Appui aux dossiers confiés par le directeur et suivi des dossiers de la direction générale (élaboration de documents, aide à la décision, suivi des engagements, préparation de certains courriers et gestion de dossiers sensibles).
- Préparation et organisation des réunions institutionnelles et des réunions régionales ADESM.
II. Pilotage des dossiers et projets transversaux en lien avec la directrice adjointe en charge des affaires générales
- Stratégie :
- Appui à l’élaboration, la rédaction de dossiers stratégiques : renouvellements et suivi des autorisations sanitaires, réponses à des appels à projets, CPOM. Suivi des plans d’actions correspondants et des bilans d’évaluation en lien avec les pôles.
- Appui aux déploiements des outils de gestion de projet (système d’information, communication, gestion documentaire).
- Appui au déploiement, l’élaboration, la communication et le suivi du projet d’établissement en lien avec la gouvernance médico administrative, les pôles cliniques, les directions fonctionnelles.
- Coordination, instructions et mise en œuvre des partenariats de l’établissement en déclinaison du projet médical de l’EPSM, du GHT, du PTSM en lien avec la coordinatrice de PTSM.
- Relations avec les usagers :
- Préparation de la CDU, suivi du rétroplanning et du plan d’actions en lien avec la directrice des affaires générales, la présidence et la vice-présidence de la CDU ;
- Suivi des plaintes et réclamations en lien avec la direction des soins ;
- Suivi des demandes d’accès au dossier patient.
- Mécénat
- Elaboration et pilotage d’une organisation interne chargée du Mécénat en lien avec la directrice des affaires générales, le directeur des affaires financières, le service communication et le Fond de dotation du CHU d’Orléans ;
- Centre de documentation :
- Encadrement de l’agent en charge du centre documentation
- Pilotage de l’évolution du fonds documentaire (évaluation, adaptation aux besoins universitaires en lien avec l’agent du centre de documentation et la directrice des affaires générales, les pôles et les universitaires.
- Organiser le développement de compétences dans l’aide à la publication et la veille scientifique en lien avec les universitaires.
- Piloter avec l’agent en charge du centre de documentation l’adaptation de l’outil de recherche documentaire afin de l’adapter aux usages
- Développer tous les partenariats nécessaires dans le cadre de l’universitarisation avec le CHU d’Orléans, la faculté, le CHU de Tours….
III - Pilotage et sécurisation du dispositif conventionnel de l'établissement
- Assurer le suivi administratif, juridique et organisationnel des conventions de l'établissement.
- Centraliser l'ensemble des conventions afin de garantir leur traçabilité, leur conformité et leur accessibilité.
- Coordonner les différents acteurs internes et partenaires externes dans le cadre de l'élaboration, de la validation, du renouvellement et de l'archivage des conventions.
- Veiller au respect des échéances conventionnelles et créer les tableaux de bord nécessaires à un suivi dynamique
IV - Coordination fonctionnelle du secrétariat de la Direction générale
- Assurer la coordination des activités du secrétariat de la Direction générale afin de garantir la continuité, la fluidité et la qualité du fonctionnement administratif.
- Harmoniser les pratiques, outils et procédures de gestion administrative en lien avec les 2 assistantes de direction
- Organiser la circulation de l'information et veiller au respect des échéances et priorités définies par la Direction générale.
- Apporter un appui méthodologique aux assistantes de direction dans l'organisation de leurs activités et la gestion des dossiers transversaux.
- Coordonner la planification des congés et absences des agents du secrétariat de la Direction générale afin d'assurer la continuité de service, dans le respect de l'organisation et des arbitrages hiérarchiques.
Autres détails
Profil recherché
CONDITIONS D’ACCES AU POSTE
Ce poste est dévolu à un Attaché d’administration hospitalière stagiaire, titulaire ou contractuel
Expérience dans l’encadrement souhaitable
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Droit de la santé Connaissances : approfondies
- Droit hospitalier : Connaissances approfondies
- Droit administratif : Connaissances approfondies
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement : Connaissances opérationnelles
- Gestion administrative :Connaissances approfondies
- Communication : Connaissances opérationnelles
- Éthique et déontologie professionnelle :Connaissances générales
- Gestion de projet : connaissances opérationnelles
Description de l'établissement
L’EPSM du Loiret, situé au nord de l’agglomération orléanaise, assure la prise en charge des troubles psychiques de la population du Loiret. Il contribue au développement de l’universitarisation de la psychiatrie, dans le cadre de la création de la faculté de médecine d’Orléans et du développement du Centre Hospitalier Universitaire d’Orléans. Il porte par ailleurs la Communauté Psychiatrique de Territoire conjointement avec le Centre Hospitalier de Montargis.
Engagé dans une approche centrée sur le rétablissement, plus de 80 % des patients sont pris en charge en ambulatoire, tandis qu’environ 190 lits sont dédiés à l’hospitalisation complète. Ses 1 200 professionnels de santé accompagnent chaque année près de 18 800 patients au sein de cinq pôles cliniques :
- Un pôle de Psychiatrie de l’Adulte avec une filière urgences-liaison regroupant le Centre Psychiatrique d’Accueil d’Urgences, un Centre d’Accueil de Crise, une équipe de psychiatrie de liaison au CHU ; une filière d’hospitalisation de crise avec 4 unités d’hospitalisation ; une filière de réinsertion avec 2 unités d’hospitalisation, un hôpital de jour et des appartements thérapeutiques ; une filière ambulatoire avec hôpitaux de jours et 12 centres médico-psychologiques répartis sur tout le département, en zone rurale comme urbaine, à l’exception du Montargois.
- Un pôle de Soins Intégrés, Recherche et Innovation Universitaire en Santé mentale regroupant le centre de réhabilitation psycho-sociale, une filière de psychothérapie (TCC, POP, Thérapie familiale, Centre régional de Psychotraumatisme), une filière de psychiatrie de la personne âgée ( 1 hôpital de jour, 2 centres médico-psychologiques, 3 Équipes mobiles), une filière de soins en addictologie (Centre de cure et Post Cure Paul CEZANNE, Centre d’addictologie en ambulatoire, Dispositif mobile en addictologie, Équipe de liaison en addictologie), une Équipe mobile de psychiatrie précarité, un centre de formation de psychoéducation BREF, un Centre de jour pour Autistes Adultes.
- Un Pôle Hospitalo-Universitaire de Psychiatrie de l’enfant et de l’Adolescent avec un service de pédopsychiatrie générale de l’enfant et l’adolescent regroupant 7 centres médico-psychologiques/centres d’activités thérapeutiques et de temps de groupe ; un service des anomalies du neuro-développement de l’enfant et l’adolescent avec 3 hôpitaux de jour, un Centre de Diagnostic précoce et d’Accompagnement de l’Autisme (CDAA 45) et un service de pédopsychiatrie de liaison en pédiatrie au CHU d’Orléans ; un service des Unités spécifiques départementales regroupant une Équipe Mobile d’Intervention auprès des Enfants et des Adolescents (EMICEA), un Service d’Accueil Familial Thérapeutique (SAFT), une unité d’Éducation Thérapeutique d’Addiction aux écrans et Psycho traumatisme et une Unité d’Hospitalisation à Temps Complet pour Adolescents (UHTCA).
- Un pôle de soins en milieu pénitentiaire avec un Dispositif de Soins Psychiatriques proposant des consultations ambulatoires (DSP1), et 18 places d’hôpital de jour (DSP2), une unité de coordination régionale, une Unité d’Hospitalisation Spécialement Aménagée (UHSA), 4 places en appartements de transition et un équipe mobile de transition.
- Un pôle de services d’appui aux soins avec un service de médecine somatique destiné aux patients, doté d’un plateau de rééducation pluridisciplinaire, une équipe opérationnelle d’hygiène hospitalière, une pharmacie à usage interne et un service de prévention et santé au travail.
L’EPSM contribue activement au développement de l’universitarisation de la psychiatrie en région Centre-Val de Loire avec pour le moment trois professeurs des universités-praticiens hospitaliers (PUPH) nommés : le Pr Tripi pour la psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent, le Pr Mallet pour la psychiatrie de l’adulte et le Pr Serreau pour l’addictologie. Leur présence favorise l’intégration de la recherche, l’émergence de pratiques de soins innovantes ainsi que la formation des futurs psychiatres.
Les équipes ont pour vocation de s’étoffer avec l’intégration de professionnels universitaires, médicaux et non-médicaux engagés dans le soin, la formation et la recherche universitaire en santé mentale.